Individuelle Software vs. SaaS: Was lohnt sich wann?

Sie bezahlen monatlich für fünf, sechs SaaS-Tools und fragen sich, ob das auf Dauer die günstigste Lösung ist. Hier bekommen Sie eine ehrliche Entscheidungshilfe.

Warum diese Frage gerade jetzt relevant ist

Die SaaS-Landschaft hat sich verändert. Viele Anbieter haben in den letzten zwei Jahren ihre Preise deutlich angehoben. Nutzerbasierte Lizenzmodelle, die anfangs günstig wirkten, skalieren mit wachsenden Teams schnell in fünfstellige Jahresbeträge. Gleichzeitig ist die Entwicklung individueller Software durch moderne Frameworks, Cloud-Infrastruktur und KI-gestützte Entwicklungswerkzeuge deutlich schneller und günstiger geworden als noch vor fünf Jahren.

Wir sehen bei unseren Kunden in Hamburg und dem Kreis Segeberg einen klaren Trend: Unternehmen ab 15 bis 20 Mitarbeitenden rechnen genauer nach. Und kommen oft zu überraschenden Ergebnissen.

Die ehrliche Kostenrechnung: Ein Beispiel

Nehmen wir ein konkretes Szenario. Ein mittelständisches Unternehmen mit 25 Mitarbeitenden nutzt drei SaaS-Werkzeuge für Projektmanagement, CRM und Auftragsabwicklung.

Laufende SaaS-Kosten pro Monat:

• Projektmanagement: 25 Nutzer x 12 Euro = 300 Euro
• CRM-System: 25 Nutzer x 45 Euro = 1.125 Euro
• Auftragsabwicklung: 25 Nutzer x 30 Euro = 750 Euro
• Summe: 2.175 Euro pro Monat, also 26.100 Euro pro Jahr

Nach drei Jahren haben Sie 78.300 Euro bezahlt. Für Software, die Ihnen nicht gehört und die Sie nicht anpassen können, wenn der Anbieter Features streicht oder Preise erhöht.

Eine individuelle Lösung, die diese drei Systeme in einer Anwendung zusammenführt, liegt bei einer Erstinvestition von typischerweise 40.000 bis 70.000 Euro. Dazu kommen Wartungskosten von 500 bis 1.000 Euro pro Monat. Ab dem dritten Jahr rechnet sich die eigene Lösung, ab dem vierten Jahr sparen Sie spürbar.

Das ist kein Automatismus. Aber es zeigt: Ab einer bestimmten Teamgröße und Nutzungsdauer kippt die Rechnung.

Fünf Kriterien für Ihre Entscheidung

Nicht jedes Unternehmen braucht eigene Software. Und nicht jedes Problem lässt sich mit SaaS sinnvoll lösen. Diese fünf Fragen helfen bei der Einordnung:

• Prozesse: Arbeiten Sie mit Standardprozessen, die jede Branche kennt? Dann ist SaaS oft die richtige Wahl. Haben Sie eigene Abläufe, die kein Standardtool richtig abbildet? Dann wird es mit SaaS irgendwann eng.
• Teamgröße: Unter 10 Nutzern ist SaaS fast immer günstiger. Ab 20 Nutzern lohnt sich eine individuelle Kalkulation.
• Integrationsbedarf: Wenn drei oder mehr Systeme Daten austauschen müssen und Sie dafür Zapier, Make oder manuelle Exporte nutzen, ist das ein starkes Signal für eine integrierte Lösung.
• Datenkontrolle: Branchen mit strengen Datenschutzanforderungen (Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, Rechtsberatung) profitieren von eigener Infrastruktur, bei der alle Daten nachweislich in der EU bleiben.
• Langfristige Planung: Wenn Sie Ihr Unternehmen in den nächsten fünf Jahren deutlich skalieren wollen, wird Software zum strategischen Asset. Eigene Systeme wachsen mit Ihnen, ohne dass die Kosten pro Kopf steigen.

Wann SaaS die bessere Wahl bleibt

Eigene Software ist kein Selbstzweck. Es gibt klare Szenarien, in denen SaaS die sinnvollere Entscheidung ist:

• Standardaufgaben: Buchhaltung (DATEV, Lexware), E-Mail-Marketing (Mailchimp, Brevo), Videokonferenzen. Hier gibt es ausgereifte Produkte, die kein Unternehmen selbst bauen sollte.
• Kleine Teams: Unter 10 Nutzern sind die monatlichen Lizenzkosten überschaubar, der Entwicklungsaufwand für eigene Software steht in keinem Verhältnis.
• Schnelle Verfügbarkeit: Wenn Sie ein Tool morgen brauchen, nicht in drei Monaten, ist SaaS die pragmatische Lösung.
• Experimentelle Phasen: Wenn Sie noch testen, welcher Prozess überhaupt funktioniert, ist ein SaaS-Werkzeug zum Ausprobieren sinnvoller als ein teures Individualprojekt.

Laut einer Analyse des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) setzen über 70 Prozent der deutschen KMU auf eine Kombination aus beiden Ansätzen: Standardsoftware dort, wo sie passt, und individuelle Lösungen dort, wo Standardtools an ihre Grenzen stoßen.

Der Flickenteppich als Warnsignal

Das häufigste Problem, das wir in Erstgesprächen hören: "Wir haben mittlerweile acht verschiedene Tools, und nichts spricht richtig miteinander."

Typische Symptome dieses Flickenteppichs:

• Mitarbeitende pflegen dieselben Daten in mehreren Systemen.
• Berichte müssen manuell aus verschiedenen Quellen zusammengestellt werden.
• Neue Kolleginnen und Kollegen brauchen zwei Wochen, um alle Systeme zu verstehen.
• Fehler entstehen, weil Informationen in System A aktualisiert, aber in System B vergessen werden.

Wenn Sie drei oder mehr dieser Punkte wiedererkennen, ist das ein guter Zeitpunkt, um über Konsolidierung nachzudenken. Das muss nicht bedeuten, alles auf einmal zu ersetzen. Oft ist der sinnvollste erste Schritt, die zwei kritischsten Systeme in einer eigenen Lösung zusammenzuführen und den Rest per API anzubinden.

So gehen Sie die Entscheidung strukturiert an

Statt aus dem Bauch heraus zu entscheiden, empfehlen wir unseren Kunden in Quickborn und Hamburg einen einfachen Dreischritt:

1. Bestandsaufnahme: Listen Sie alle genutzten Tools auf, mit Kosten pro Monat, Anzahl Nutzer und einer ehrlichen Bewertung, ob das Tool seine Aufgabe gut erfüllt.
2. Schmerzpunkte identifizieren: Wo verlieren Mitarbeitende am meisten Zeit? Wo entstehen die meisten Fehler? Wo sind Sie von einem Anbieter abhängig, dem Sie nicht vertrauen?
3. Kosten über drei Jahre vergleichen: Rechnen Sie nicht nur den Listenpreis, sondern auch den internen Aufwand für Workarounds, manuelle Datenübertragung und Einarbeitung neuer Mitarbeitender.

Dieser Vergleich zeigt meistens klar, ob sich eine individuelle Lösung lohnt oder ob die bestehende SaaS-Landschaft mit kleineren Optimierungen ausreicht. Genau diese Analyse machen wir bei unseren Software-Projekten als ersten Schritt, bevor eine einzige Zeile Code geschrieben wird.

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